معرفي واحد وشرح وظایف
    

نام واحد:آمار و مدارک پزشکی

مسئول واحد :سرکارخانم قاسمی 

موقعیت مکانی : ضلع شمالی (سمت راست)درب اصلی بیمارستان، پشت ساختمان درمانگاه

مدارك پزشكي به عنوان محك ذي قيمتي از فعاليتهاي گروه بهداشتي و پزشكي و شاخص فعاليت كادر بيمارستاني، والاترين و باارزشترين اهرم برنامه ريزي و تصميم گيري هاي مديريتي در رده هاي اقتصادي، بهداشتي، آموزشي و پژوهشي مي باشد، از اينرو درك اهميت والاي آن به مثابه توسعه تفكر و بينش اطلاعاتي است.

اهدافي كه مدارك پزشكي تأمين مي كند عبارتند از:

۱- اساس برنامه ريزي و اطمينان از ادامه مراقبت از بيمار .

۲- ابزار ارتباطي بين پزشكان و ديگر كاركناني كه در مراقبت از بيمار سهيم مي باشند.

۳-جهت تهيه مدارك مستند از جريان بيماري و درمان بيمار.

۴- اساس مطالعه، بررسي و ارزشيابي.

۵-جهت كمك و پشتيباني قانوني از بيمار، بيمارستان و كاركنان مسئول.

۶-جهت تهيه اطلاعات براي استفاده در هزينه هاي درماني.

۷-آموزش و پژوهش.

 بخش مدارك پزشكي با هدف ارائه خدمات به بيماران، پزشكان، مديران بيمارستانها و ارائه خدمات آموزشي و پژوهشي و حفظ مطلوب كيفيت خدمات درماني و بهداشتي و حقوق بيماران و رعايت استانداردها با اهداف اختصاصي زير از مهمترين بخشهاي بيمارستاني بشمار مي آيد:

- ايجاد يك سيستم كارآمد براي نگهداري پرونده كامل بيماران.

- داشتن آمار عمليات تشخيصي و باليني انجام شده و تجزيه و تحليل و تفسير آنها.

- گردآوري اطلاعات علمي از پرونده ها و گزارش پزشكي آنها.

- تهيه و نگهداري اندكس هاي بيماران به منظور يافتن پرونده هاي پزشكي در مراجعات مكرر.

- تهيه و نگهداري اندكس هاي جراحي و بيماري ها به منظور كمك در امر تحقيقات و پژوهش.

- پاسخگويي به مكاتبات قانوني بمنظور كمك به مراجع قانوني در امر صدور احكام.

- كمك به امر تصميم گيري مديريت بيمارستان در توسعه امكانات و تجهيزات بخشها و ... با استفاد ه از آمار بيمارستان.

براساس تشکیلات موجود فعالیت های بخش مدارک پزشکی در بیمارستانها، ساختار سازمانی این بخش مبتنی بر خدمت بوده و از این رو از حیث سازمانی در چهار واحد پذیرش، طبقه بندی اطلاعات (کدگذاری)، آمار و واحد سازمان دهی و ذخیره سازی اطلاعات ( بایگانی ) است.

واحد طبقه بندی اطلاعات (کدگذاری):

سرکارخانم قاسمی

کد عبارت است از کلمه، حروف یا ارقامی که به جای یک عبارت، به صورت رمز بکار می رود. در واقع کدها عبارت بزرگی را تبدیل به حروف، اعداد یا ارقام کوچک می نمایند.

کدگذاری به مفهوم رمزگذاری است و یا عمل جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات به صورت رمز را کدگذاری نامند. با انجام عمل کدگذاری، عبارت تشخیصی موجود در پرونده بیماران به یک کد حرفی- عددی برگردانده می شود.

واحد کدگذاری بخش مدارک پزشکی علاوه بر تشخیص طبی، به سایر موارد ثبت شده در پرونده که جهت تحقیقات و مطالعات پزشکی، مطالعات آماری و ارزشیابی گروه های بیمارستانی مفید می باشد نیز کد اختصاص می دهد: نظیر اعمال جراحی، محیط ها و عوامل حادثه زا (آتش سوزی، انفجار، تصادف، سقوط، دستگاه های مکانیکی موجود در محل کار و ... ) عوامل مسمویت زا( انواع داروها، گازها و بطورکلی انواع ترکیبات شیمیایی و ... ) و در صورت فوت بیمار ، علت زمینه ای و علت مستقیم فوت نیز کدگذاری می گردند.

از کاربردهای کدگذاری می توان به موارد ذیل اشاره کرد :

باعث می شود که آمارهای مختلف تشخیص ها و اقدامات در کشورهای مختلف1- قابل قیاس و سنجش باشد2- معنی یکسان و هماهنگ داشته باشد.

-       فراهم شدن امکان تحقیق برروی یک بیماری یا چند بیماری مشخص، با توجه به تهیه آمارهای مختلف کمی و کیفی

-       فراهم نمودن اطلاعات عددی مورد نیاز برای برنامه ریزی های بیمارستانی، بهداشتی و ....

-       به دست آوردن آمارهایی در جهت مقایسه و ارزیابی کیفیت خدمات مراکز

-       فراهم شدن امکان ارزیابی شیوع بیماریها در کشورهای مختلف

واحد آمار :

سرکار خانم سلیمانی

آرمان مدیریت اطلاعات بهداشتی، دستیابی به اطلاعات بهداشتی و اعمال مدیریت بر آن، استفاده از آن در بهبود نتایج عملکرد سازمان، فرد و بیمارستان در مراقبت از بیمار است.

بیمارستانها در مورد مدیریت امور بیماران، بویژه ارائه مراقبت، نتایج مراقبت، عملکردهای لازم برای ایجاد هماهنگی و تلفیق خدمات با یکدیگر و مدیران ارشد بیمارستانی جهت اداره و مدیریت سازمان خود به اطلاعات صحیح، دقیق و روزآمد در زمینه منابع انسانی، منابع مالی و منابع مادی نیاز دارند. وجود آمار و اطلاعات صحیح در هر سازمان نقش عمده ای در تجزیه و تحلیل عملکرد آن سازمان ایفاء نموده و کمک موثری در ارزیابی فعالیتها و برنامه ریزی برای آینده می نماید.

با استناد به مطالب فوق می توان اهمیت تصمیم گیری را در سازمانی به نام بیمارستان یا سایر موسسات بهداشتی که با حیات مهمترین منبع اقتصادی یک کشور یعنی نیروی انسانی سروکار دارد، درک نمود و به این نکته مهم پی برد که بخش مهم این تصمیم گیری تنها با توجه عمیق نسبت به آمارهای صحیح و قابل فهمی است که توسط کارکنان بخش مدارک پزشکی یا سایر آمارگرهای بهداشتی در قالب گزارشات و نمودارهای روشن و گویا، به منظور استفاده مدیران، ارائه می گردد.

با توجه به اینکه بیمارستان یک واحد کاملا تخصصی است تهیه آمار بر حسب نوع فعالیتهای تخصصی، از دیدگاه مدیریت و نظارت بر کمیت و کیفیت خدمات ارائه شده و برنامه ریزی و کنترل فعالیتهای مختلف که در بخش های گوناگون انجام می شود، اهمیت فراوان دارد.

آمار بیمارستانی انعکاس کلیه فعالیتهای بیمارستان چه در مورد بیماران سرپایی و چه در مورد بیماران بستری و اورژانس است که آمار مذکور ابتدا جمع آوری شده و سپس طبقه بندی می گردد و بعد تجزیه و تحلیل می شود .

از وظایف این واحد :

-     جمع آوری روزانه آمار بخش های بستری، چک و کنترل آمار

-    جمع آوری روزانه آمار اتاق عمل و تهیه گزارش ماهیانه

-     جمع آوری آمار ماهیانه واحدهای پاراکلینیکی و درمانگاه

-    جمع آوری آمار در رابطه با شاخص های اورژانس بیمارستانی

-     جمع آوری اطلاعات مرگ و میر بیمارستان و ارسال به مرکز بهداشت و اداره کل ثبت احوال

-     پیگیری مستمر جهت ارسال بموقع آمار از بخش ها و ارائه آموزش های لازم به منشی ها

-    ثبت آمار فعاليت در سامانه آماري كشوري (آواب)و نرم افزار سیستم اطلاعات مدیریت اداره آمار ( MIS) بصورت ماهانه

-     جمع آوری آمار تسهیلات بهداشتی درمانی

-     تهیه گزارش های آماری در مقاطع مختلف بر اساس نیاز مسئولین

-      تهیه شاخص های آماری از قبیل درصد اشغال تخت ، میانگین مدت بستری و ... به تفکیک بخش و ماه

-      ارائه گزارشات آماری حاصل از تحلیل نتایج و اطلاعات  به دست آمده

-     تهیه و انتشار سالنامه آماری بیمارستان

-      پاسخگويي به مکاتبات ارجاع شده از سوی مراجع ذیربط و آمار درخواستي از سوي مسئولان بیمارستان، دانشگاه و ساير ارگانهاي متقاضي

 

 

واحد سازمان دهی و ذخیره سازی اطلاعات ( بایگانی):

بايگاني مجموعه اي از اطلاعات ذخيره شده بر اساس نوع سند و مدارك ويژه براي مدت زمان معين به همراه نام، كد يا شماره براي شناسايي و بازيابي آن ها مي باشد.

واحد بايگاني واحدي است كه امر سازماندهي، ذخيره سازي و بازيابي اطلاعات بهداشتي و درماني را انجام مي دهد.

پرونده هاي پزشكي نقشي حياتي در سيستم مراقبت هاي بهداشتي و درماني ايفا مي كنند. بايگاني صحيح اطلاعات مربوط به بيماران تنها شيوه اي است كه به وسيله آن يك مركز خدمات بهداشتي و درماني مي تواند به شكلي كارآمد به اطلاعاتي كه براي مراقبت بيمار ضروري است دست يابد.

مسول بایگانی، نگهداری و بایگانی سيستماتيك مدارک پزشکی را (پس از کدگذاری پرونده و ثبت در سیستم و سپس تنظیم پرونده براساس ترتیب استاندارد، در نهایت الصاق پوشه برای هر پرونده و ثبت شماره پرونده) به منظور ایجاد سرعت و سهولت دسترسی و بازیابی پرونده ها طبق دستورالعمل بایگانی انجام می دهد.

بایگانی پرونده ها بر اساس شماره سریال و استفاده از كدبندي رنگي پوشه هاي پرونده، جهت فایل و بازیابی سریع مدارک پزشکی انجام می گیرد.

از وظایف این واحد :

-      بایگانی صحیح پرونده های پزشکی براساس دستورالعمل مربوطه

-      رسیدگی و پاسخگویی به نامه های پزشکی قانونی، بیمه ها، معافیتهای پزشکی، تحقیقات

-      رفع و پيگيری موارد نقص در مدارک پزشکی

-       در اختیار قرار دادن پرونده ها به واحدهای درخواست دهنده و کنترل مجدد آن ها

-       نظارت بر ورود و خروج پرونده ها و تكميل بودن آنها

صدور گواهی ولادت :

سرکار خانم زراعت پیشه

-صدور گواهی ولادت در روزهای زوج(شنبه دوشنبه چهارشنبه)

- پیگیری صدورگواهی ولادت والدینی که به علت عدم مراجعه گواهی فرزندآنان در مهلت قانونی صادر نگردیده (چک نمودن پرونده وتماس تلفنی)

-ارسال آمار روزانه به اداره ثبت احوال

-ارسال آمار ماهیانه به اداره ثبت احوال

- ارسال فرمهای تکمیل شده سقط و مرده زایی به اداره ثبت احوال

- ارسال آمار ماهیانه به معاونت درمان دانشگاه

-ارائه آمار واطلاعات در موارد لزوم (مقطعی) به مسئولین بیمارستان

 

سایر فعالیت های بخش آمار و مدارک پزشکی :

-  پیگیری امحاء پرونده های راکد

 -  نظارت بر فرم های بیمارستان

  -  برآورد اوراق مورد نیاز بخش ها براساس آمارهای گذشته و هماهنگی با مسولین بخش ها و دفتر پرستاری

  - همکاری و هماهنگی با واحد IT وHISبیمارستان جهت تهیه گزارش های مورد نیاز بخش آمار و مدارک پزشکی و همچنین گزارشات موردی خاص

 -  پیگیری تهیه دفترچه های گواهی فوت از دانشگاه با هماهنگی دفتر پرستاری

 -  تلاش جهت رعایت اصل محرمانگی اطلاعات با رعایت اصول واگذاری پرونده پزشکی

تاریخ آخرین بروزرسانی   :  1395-7-2 16:51        برو بالای صفحه نسخه قابل چاپ